Jak prawidłowo sporządzić umowę transportową?

Jak prawidłowo sporządzić umowę transportową?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa przewóz towarów traktowany jest jako usługa dokładnie regulowana przez przepisy Ustawy Prawa Przewozowego oraz Kodeks Cywilny o przewozie. W efekcie do realizacji takiej usługi niezbędna jest umowa transportowa. Niezależnie od tego, czy transport ma charakter regularny (podpisujemy umowę ramową), czy okazjonalny, w którym po prostu zlecamy jeden, konkretny przewóz w danym czasie. Warto tutaj podkreślić, że przy przewozie okazjonalnym przewoźnikiem niekoniecznie musi być przedsiębiorca.

Dzisiaj zajmiemy się właśnie zleceniami okazjonalnymi i postaramy się nieco wytłumaczyć, jakie dokumenty trzeba koniecznie uszykować oraz jak je wypełnić.

Zawarcie umowy transportowej z przewoźnikiem

Podstawą zlecenia przewozu jakiegokolwiek towaru jest oczywiście spisanie umowy, zawieranej pomiędzy zleceniodawcą a samym przewoźnikiem. Wzór takiego dokumentu, gotowego do wypełnienia, można znaleźć tutaj.

Ustalenie terminu nadania

Zaczynamy od dokładnego określenia terminu, w którym nasza przesyłka ma być nadana, a więc dzień, w jakim przewoźnik będzie zobowiązany odebrać od nas towar. W tym punkcie należy również sprecyzować, w jakich godzinach towar będzie oczekiwał na odbiór przez kierowcę zajmującego się jego przewozem.

Podanie danych adresowych wszystkich stron umowy transportowej

Następnym krokiem jest dokładne uzupełnienie danych wszystkich stron umowy. Warto zwrócić uwagę na to, że mamy aż 3 osobne kategorie do wypełnienia:

  • dane przewoźnika – informacje adresowe dotyczące firmy bądź osoby prywatnej, która będzie odpowiedzialna za przewóz,
  • dane nadawcy – dokładne dane zleceniodawcy, osoby lub firmy odpowiedzialnej za przygotowanie towaru do nadania i do odbioru przez przewoźnika,
  • dane odbiorcy – informacje adresowe firmy lub osoby prywatnej, do której przesyłka dotrze i przez którą będzie odebrana.

W umowie transportowej musimy określić również, kto odpowiedzialny będzie za opłacenie usługi. Może to być nadawca lub odbiorca, który opłaci zlecenie po jego realizacji, gdy fizycznie otrzyma już towar.

Dokładne określenie gabarytów przesyłki

Ostatnim punktem, jaki zawiera umowa transportowa, jest podanie gabarytów towaru, którego przewóz zlecamy zewnętrznej firmie lub osobie prywatnej. Do tego punktu należy podejść skrupulatnie, bardzo dokładnie określając rozmiary przesyłki oraz jej wagę. Jeśli towar jest na palecie, trzeba koniecznie uwzględnić w wadzie również jej ciężar.

Przewóz zgodnie z konwencją CMR

Przewóz towarów, szczególnie ten międzynarodowy, powinien być realizowany zgodnie z tzw. konwencją CMR, która reguluje tego typu usługi. Oczywiście także w krajowym transporcie strony mogą przyjąć zachowanie tych standardów lub skorzystać ze standardów generowanych przez nasze polskie Prawo Przewozowe. Do realizacji usługi niezbędny więc będzie również list przewozowy, którego wzór można pobrać w tym miejscu.

W liście przewozowym, który musi być dołączony do umowy transportowej, ponownie podajemy wszystkie dane dla nadawcy, odbiorcy oraz samego przewoźnika. W dokumencie uzupełniamy również dane związane z samą przesyłką, a więc jej wielkość, wagę, rodzaj, typ pakowania oraz liczbę sztuk. Tutaj znów należy zwrócić baczną uwagę na poprawność tych danych. Ich niezgodność z rzeczywistością może wygenerować zupełnie niepotrzebne problemy.

Na liście przewozowym mamy również miejsce na wpisanie dodatkowych uwag związanych z przewożonym towarem, podajemy tam również wartość realizacji usługi. Po zakończeniu przewozu potwierdzeniem realizacji usługi będzie podpis lub pieczątka odbiorcy na tym dokumencie.

Warto zwrócić uwagę na to, że list przewozowy musimy wypełnić 3-krotnie, gdyż po jednym egzemplarzu trafi do przewoźnika, nadawcy oraz do odbiorcy.

Dokumenty na wypadek uszkodzenia przesyłki

Dokładnie spisana umowa transportowa i skrupulatnie przygotowany list przewozowy nie są w stanie uchronić nas oczywiście od zdarzeń losowych, w których to przewożony w ramach usługi towar ulegnie częściowemu bądź całkowitemu uszkodzeniu. Jeśli dojdzie do takich sytuacji, konieczne będzie spisanie protokołu uszkodzenia, który można pobrać tutaj.

W dokumencie wpisujemy dzień, w którym doszło do uszkodzenia oraz bardzo dokładny opis problemu. Na koniec wymieniamy konkretne, uszkodzone rzeczy i podajemy ich wartość. Protokół uszkodzenia jest jedynym dokumentem, który otwiera nam drogę do uzyskania zadośćuczynienia za stratę od przewoźnika.